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【考勤管理干货】教你八大招来优化人事管理和用考勤软件减少员工加班

这里介绍如何制定人事考勤制度和使用考勤软件来进行有效的加班管控,考勤软件中最重要的功能就是通过公司考勤制度规则来比对员工的加班,希望来控制和准确统计加班费,虽然加班费对于企业而言很高昂,但很多时候这又是人事管理的最便捷方法。通常这似乎是您唯一的选择,但是加班不必侵害到您公司的利润率。
即使需求很高且预算很低,这里考勤易推荐给人事HR八种简单的方法来减少加班时间。
1.考勤管理上应将加班视为例外而不是常规
公司文化从头开始。如果您像其他工作时间一样对待加班时间,并且只是做生意的一部分,那么您的员工也会这样做。相反,加班应被视为最终选择,而不是您的第一选择。
对于习惯了工作和收取加班费的员工而言,改变“加班文化”可能是一个挑战。但是,对于您的整个企业而言,加班文化通常与员工敬业度和员工精疲力竭的文化息息相关。如果您的员工习惯于延长工作时间或超时工作,甚至连谈话都没有必要,那么该是时候与您的团队进行交谈,并仔细研究您组织的价值观了。

2.人事在管理时应确保公司团队拥有正确的设备和资源
学习如何减少加班时间就是要充分利用正常的员工时间,使工作更聪明,而不是更长。有很多手动和管理任务会消耗一天的员工时间。普通工人每天花在阅读和回复电子邮件上的时间超过四分之一。
如果死记硬背,日常任务会占用您团队的大量时间,请寻找使它们自动化或使其变得更容易的方法。与其主持日常会议,不如使用在线项目委员会,每个人都可以检查项目的状态及其任务。像Asana这样的项目计划工具易于使用,并且通常会免费提供,具体取决于团队的规模。
使用电子邮件自动化和客户连续性活动,您还可以立即响应客户查询,而不用一一发送单个电子邮件或来回发送电子邮件以找到与客户见面的最佳时间。此外,还有许多自动化的员工培训和入职计划,这些计划可以自定进度并可以更快地完成。
小事累加起来,可以大大减少加班时间。确保您的团队将大部分时间用于实际职责,并确保他们拥有完成最佳工作所需要的工具,这一点很重要。如果您的团队要花大班时间对笨拙的软件或旧设备进行故障排除,那么就该用更高效的工具代替它们了。

3.使用考勤易的考勤软件来跟踪并识别加班模式
薪资不应该感到震惊。不必为每个加薪期的员工加班感​​到惊讶,而是要在开始之前提前处理员工加班。当今的日程安排应用程序和工作管理软件工具使雇主可以为员工工时设置跟踪警报。如果员工达到了本周的最高水平或正在超出通常的平均水平,则早日知道会给您时间来调整时间表。
使用考勤管理系统来追踪工作时间不仅很重要,而且追踪多少加班费的雇员以及多久一次。据《福布斯》报道,只有21%的员工表示他们高度从事工作。通常,一小部分员工大部分时间都在加班。
返回您的员工工资单,并用考勤软件来仔细评估考勤打卡数据。一年中的某些时候(例如假期),加班时间通常很高且不可避免吗?同一个人每个班次加班吗?然后,将计划的人工预算与实际的人工预算进行比较。您的员工日程安排是否准确并符合您的实际预算,还是需要进行一些调整?

4.人事管理上使用考勤易的培训管理模块对员工进行交叉培训
“单点故障”是系统的一部分,如果系统停止工作,它将使整个系统停机。如果一个员工是最熟练的或拥有最多的经验,那么他们很可能会是所有员工中的佼佼者。他们加班最多,因为没有他们,您的业务就会停下来。
如果您在考勤管理系统的月末报表中发现一名员工获得最多的加班费,或者他们是唯一可以胜任这份工作的员工,那么倦怠就已经开始了。如果那名员工叫病了怎么办?如果他们休假或改职离开公司怎么办?
在整个团队中分散职责和专长是减少加班时间的另一种方法。培训其他团队成员介入并承担起工作,而不是依靠一个熟练的员工。

5.尝试使用考勤系统的弹性班次来进行灵活的工作时间表以减少加班时间
最好的工作不仅发生在9-5岁。它甚至不必在办公室中发生。超过一半的员工 表示,如果需要完成工作,他们会喜欢在家工作,而不是在办公室工作,因此效率更高。
研究一再表明,灵活的工作计划既有利于雇主又有利于雇员。拥有灵活计划的员工在工作时间内可以提高工作效率,更有效地利用时间,从而减少加班或不按计划完成工作的机会。对于雇主而言,允许员工进行通勤每年可为每位员工节省约11,000美元。
灵活的工作计划可能不适用于所有企业,并且并非每个人都被安排在家工作。让员工尝试远程办公或弹性时间可以帮助减少加班时间。

6.在考勤易的考勤系统中分析员工的加班费
对于非豁免员工,无论何时达到40小时,他们都会获得加班费,但联邦政府对您的员工可以工作多少时间或工作多少时间没有任何限制。在您的电子表格中,加班费是不可避免的数字,但这不一定是无休止的循环。雇主有权设置员工允许或不允许工作的加班时间。
确定您的企业可以负担的每位员工每周,每月甚至每年的加班费上限。可能是每月两个小时到一年三十小时。尝试建立足够的空间,以便如果员工需要加班和加班,他们可以,但在加班开始变得司空见惯时,不要过多。限制加班费可以确保您的团队中的工作分配更加平均,并且每个人都有机会加班,如果他们愿意多花一些钱的话。
但是请记住:非豁免雇员必须在一个工作周内工作40个小时以上的时间加班。即使您为员工的加班时间设置了官方上限,但如果员工每周工作40个小时以上,则仍然必须为他们支付半小时的薪水。应该认真对待加班费上限,但不要完全失去加班费的资格。

7.人事管理应使人员与需求匹配
通常,在两种情况下会出现无休止的加班周期:需求超过劳动力或员工安排不当。在繁忙的季节以及您的企业正在经历快速增长的时期,需求可能会迅速飙升。对于企业主而言,增加利润始终是个好消息,但如果您的收入直接用于支付员工的加班费和医疗费用,则不是一个好消息。超时工作对任何人都不健康,并导致员工倦怠和离职率高。哪种方法更具成本效益,或者根据需要聘用新员工每周几个小时进行推销,或者支付加班费并失去最好的员工?如果满足需求是一个问题,请考虑雇用一些额外的帮助。
但是,将人员配备与需求相匹配并不一定意味着要招聘更多。减少加班时间的另一种好方法是学习如何更明智地考勤排班。考勤易系统的智能排班调度可确保您在工作繁忙时有适当数量的员工可用,并且在工作缓慢时不会出现人员过多的情况。检查您的劳动力管理或考勤排班计划软件,以了解需求和现有人员的堆积情况。您是否为太多不需要时钟的员工付费?还是在需要更多员工时为员工加班?

8.人事管理建立正式的加班政策
最后是时候将所有内容都写成文字了。加班政策应包括您将如何完成上述所有以及更多工作。在考虑地方,州和联邦法律的同时,列出如何计划补偿加班时间。如果您在政策中使用任何法律条款,请务必对其进行定义。
人事考勤制度制定的好的加班政策还应包括新的规则或程序,以帮助控制加班。最重要的是,决定谁批准加班以及员工应如何与经理讨论加班。为主管和个人员工设定期望。交流您计划如何帮助所有人遵守新的加班上限或限制。最终,应制定您的加班政策以匹配您的业务需求,并为每个人设置明确的界限。如果您对劳动法或写作加班政策有任何疑问,与劳动法律师交谈总是一个好主意。

来源:考勤易考勤管理系统实施团队综合整理

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