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【考勤管理干货】HR如何编写对公司所有员工公平的人事考勤制度?

企业考勤管理每天都会面对各种的考勤打卡状况:员工上班晚到几分钟允许?员工是睡在闹钟上吗?遇到交通堵塞了吗?它发生在我们最好的员工身上。实际上,超过四分之一的工人承认每月至少上班一次会发生出勤异常。但是当涉及到员工出勤时,即使是很小的事情也可能开始加起来。根据美国疾病控制中心(CDC)的数据,与旷工相关的生产力损失使美国雇主每年损失2258亿美元,或每名雇员1,685美元。尽管这可能是每月一次意外的缺勤或四处错过的轮班,但个人雇员出勤对您的底线可能有重大影响。
员工出勤政策是一组记录在案的规则,旨在提高员工的工作效率,减少旷工并为员工设定清晰一致的期望。对于许多没有正式的人事部门的小型企业来说,员工出勤政策似乎有点正式。每个人都应该意识到自己的责任吗?绝对。但是,随着您的业务开始扩展或在繁忙的季节雇用更多的员工,公平的员工出勤政策对于保护您和您的员工并保持业务平稳运转至关重要。
以下提示可帮助您制定公司、工厂连锁经营店等工作场所考勤规则制度和出勤政策:
1.制定考勤规则时考虑您当前的企业和工作文化
您可能正在制定员工出勤政策,以解决持续的出勤问题。您的员工可能对准时出现不满意,忘记在轮班开始前打电话,或者只是缺乏缺勤政策。不过,重要的是要记住,出勤政策不会在一夜之间改变员工的行为,并且可能需要公司文化的根本转变。
是的-员工出勤是您公司文化的一部分。无论您的企业员工是五人还是五十人,相互交流的方式都会影响团队的文化和工作方式。您的文化包括价值观,规范,系统,符号,语言,假设,信念和习惯,例如您的员工按时出现的频率。
因此,在您开始编写出勤政策之前,请与您的经理交谈并转移潜在客户有关其当前方法和对员工出勤的期望的信息。如果一个班次领先但起步较慢,而另一个班次却希望每个小时都在场上,则它发出的信息不一。与在早晨到达时全神贯注的员工相比,在较慢的班次中准时上班的员工可能看不到落后五分钟的问题。是否存在当前的基准或共同的期望,或者员工出勤的方法是否因轮班制而从经理到经理之间变化?
幕后还可能存在其他文化因素影响员工出勤:如果您的许多员工有家庭和年幼子女,他们也可能不得不处理紧急情况或家庭缺勤,零容忍出勤政策将很快使他们脱离工作岗位。工作。或者,您的新的兼职暑假员工可能会在接下来的几周放学后赶来,并且无法在交通繁忙的情况下如愿以偿。出勤甚至可能是您工作场所的日程安排习惯的症状。
您的公司文化与员工一样独特。尽管没有任何出勤政策可以说明每种独特的情况,但应以现实为基础,并为您的员工创造现实的期望。

2.让考勤规则保持简单
从表面上看,出勤政策听起来很简单-不缺勤就缺勤,每个人都需要在工作中出席以保持业务正常运转。但是,“缺席”与“未出现”是否有所不同?它与“迟到”有区别吗?如果员工迟到一个小时而不是迟到五分钟怎么办?他们是一样对待吗?
员工出勤政策很快就会失控,从而导致难以阅读甚至难以记住的装订夹大小的文档。与其逐个场景地讲解,不如坚持普通的员工出勤主题,并用每个人都可以理解的简单语言定义对他们的期望:缺勤,计划外缺勤,迟到,缺席和病假。
缺勤: 员工会在X天/周前提前通知经理,该员工将不上班。”
计划外的缺勤: 员工会在X个小时前通知经理,由于紧急情况或其他意外原因,员工将无法上班。”
迟到:计划的轮班开始后,员工至少出现X分钟。”
没出现:员工在没有通知管理层的情况下无法出现在轮班上。”
病假:由于疾病或医生的照料,员工无法轮班。”
快速说明:为什么要区分“病假”和“缺席”?这听起来似乎违反直觉,但在病假中单独创建类别实际上可以帮助员工提高士气和底线,尤其是在食品服务行业。
美国疾病预防控制中心(CDC)估计,有病的食品处理人员应负责53%的诺如病毒暴发-导致更多的员工患病和更多的假。考虑在出勤政策中建立一个单独的病假类别,以便您和您的员工保持健康,并且生病的员工也不会为了避免在绩效记录上出现更严重的计划外罢工而努力工作。在某些州,单独带薪病假也可能是法律。
无论您选择哪种出勤类别,其定义对于所有员工都应具有相同的含义,并应尽可能客观。经理在看到缺勤时应该能够将缺勤与迟到区别开来,员工应该容易地理解出勤政策中他们的行为属于什么地方。

3.考勤规则里应该针对发生的各种情况对应可实际执行的纪律处分
现在您已经定义了出勤策略类别,是时候定义下一步将发生什么了。为了使出勤政策公平,重要的是,纪律处分不仅应基于个人信念或个人期望。优秀员工“仅仅因为”制定零容忍出勤政策是不公平的。而且,尽管您个人可能认为延迟五分钟或三十分钟才是员工不可接受的行为,但是对您的业务的实际影响可能并不相等。
相反,请看两件事:当前不同出勤行为对您的业务的影响,以及您所在行业的出勤平均值。根据美国劳工统计局的数据,2017年全职雇员的整体缺勤率为2.8,或每年几乎有3个缺勤“实例”。服务职业的平均缺勤率甚至更高,每年为3.4个缺勤。因此,如果您将每年3-4个计划外的缺勤估计为可接受的范围,那您的成绩还算不错。
完成基准测试后,将出勤政策的纪律要素与业务影响联系起来。如果每分钟都需要大量的班次,那么30分钟的影响可能与缺席的影响相同。如果员工不得不意外地错过工作并且找不到补缺,那么他们缺勤的严重程度可能会与未出现的情况相同。在这种情况下,您的出勤政策可能规定:
“迟到:计划的轮班开始后,员工至少出现5分钟。”
如果员工在轮班开始时间后30分钟后出现,则迟到将被视为“未出现”。
经过3次拖延后,员工将受到纪律处分。
“计划外的缺勤:员工会在X个小时前通知经理,由于紧急情况或其他意外原因,员工将无法上班。”
员工负责通知主管,并寻找轮班的补充。如果员工找不到填写的内容,则缺勤将被视为“未出现”。
在计划外缺勤3次之后,员工将受到纪律处分。

4.考勤规则制定完后要获得员工的认可签字
制定出勤政策的初稿后,就该重新审视第1步:与您的员工共享并获得他们的支持。根据团队的规模,您可能只想循环领导或给所有员工提供添加意见的机会。即使是简单的直觉检查也可以—您的经理有什么不妥当之处吗?任何人都认为某些类别不切实际?看起来很客观吗?
出勤政策旨在帮助您的企业保持日常的平稳运转,而不是引发更多混乱。尽管可能存在一些抵制变革的阻力(特别是如果还没有正式的政策),但是出勤率高的感觉应该像是团队合作,是帮助每个人更好地工作的一种方式。如果您的员工立即做出不良反应,感到被召唤或认为任何纪律措施过于激进,请听取他们的反馈。请注意类似的响应-如果一个以上的员工认为您在某些方面应该更加灵活,请查看您是否可以达成妥协,然后再回到制图板上。
更重要的是,将员工反馈纳入您的出勤政策中也会增加成功的机会。当被问到是什么促使他们超越工作能力时,员工将“友善和同伴动机”列为第一位。人们发现,同伴而非金钱是影响员工绩效和行为的主要来源。知道他们的同事,而不仅仅是他们的经理,有助于制定出勤政策,对于让员工加入并保持彼此负责任大有帮助。

5.HR在制定考勤规则时对待他人如何对待自己
归根结底,公平的员工出勤政策应该是您满足于自己的工作条件。不要回避这些棘手的问题:您个人上班的时间比计划的晚了多少?您是否总是能够提前致电并让您的员工知道您不会在保单时间表内到达?一周中出现多少紧急事件使您无法工作?您能否始终提前一周通知您的团队您需要离开办公室一天?
在制定新员工出勤政策时,请不要忘记最重要的因素:同理心。如果您不能遵守公司的出勤政策,那么期望您的员工也这样做是不公平的。而且,尽管员工缺勤和出勤率低令人沮丧,但无法预测紧急情况。有时,无论您计划得多么好,都会发生意想不到的事情。闹钟没有响。流量比平常差。保姆请病假。您找不到钥匙。您发现了正在工作的不足之处。
理想情况下,公平的员工出勤政策应在合理的范围内留出一些回旋余地。在制定政策时,您可以根据您的工作场所文化以及对您的业务有意义的程度来分​​配不同的严肃程度。并非所有的缺勤(也不是所有的出勤政策)都是平等的。相反,公平的政策创建了一个跟踪绩效的标准,并强化了最重要的工作场所价值之一:相互尊重,以及彼此的时间。
寻找一种更简单的方法来使员工保持公平吗?一个雇员时钟消除围捕和人为错误,同时在工作场所灌输一种正义感。

制定好考勤规则后再使用考勤易的考勤管理系统来进行设置和匹配,以更准确和快速的得到各种考勤日报表、月报表,那就好好领会我们来上面的如何制定自己公司的考勤规则的文章内容吧。

来源:考勤易考勤管理系统实施团队收集整理

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