【考勤易分享】如何有效的安排员工的轮班班次？
在工厂或企业考勤时间班次安排过程中，如何更有效更容易的进行是各个工厂连锁店主管最头疼的事，这里，考勤小易给大家分享9个安排员工时间的步骤，使用这些示例来重新设计您的员工排班流程并获得更好、更一致的结果：
步骤 1：确定你的团队需要做什么
第一步是认识到角色和人员并不总是可以互换的，而且不同班次所需的职责也可能有所不同。因此，确定团队成员的具体工作内容是正确的起点。
在典型的餐桌服务场所中，情况可能如下。
先从某个员工角色入手，确定该角色员工在一定时间内实际应该完成的工作。例如，你可以查看服务员在服务期间通常完成多少次服务。
在整个企业中重复此流程，明确每个岗位的任务。有些岗位的任务会有所不同，但其他岗位的任务则基本一致。例如，厨房工作人员需要准备食物、为客人烹饪，并在轮班结束时清洁和关闭他们的工作台。
第二步：看看你什么时候最忙（和最慢）
接下来，仔细查看你目前的餐厅活动水平——特定日期和特定时段的繁忙程度。这些数据对于了解你需要安排多少员工以及何时安排至关重要。
虽然凭直觉做人员配置决策很诱人——毕竟，这比挖掘数据更容易，而且你最了解自己的业务——但千万不要犯这个错误。你的直觉可能是错误的，导致排班安排不理想，最终导致人手过剩或不足。
您从过去的销售和人工报告中收集的业务数据通常是制定更智能排班计划的关键。例如，销售报告可以告诉餐馆老板：
- 他们每天要翻唱多少首歌曲
- 当繁忙时刻发生时
- 哪些月份比其他月份更安静
这些信息可以帮助您确定哪些班次需要更多员工，反之亦然。
额外提示：数据至上，但务必与实际情况进行核对！往年数据未考虑当地节日或体育赛事的举办时间。这可能会掩盖其他与日历无关的问题，例如去年12月的一场冬季天气事件导致两天流量大幅下降。
步骤3：预测未来的活动水平
利用当前的活动水平来预测未来的活动水平。考虑每日、每月、每季度和每年的销售周期。例如，如果你的数据告诉你，一天或一年中的特定时段总是比其他时段更繁忙，那么你可以相当肯定地预测这种模式将会重复，并据此制定计划。
有了这些信息，你就能更清楚地了解所需的员工数量。用产量标准除以顾客数量。例如，如果你经营的餐厅每周二通常供应150份餐点，而一名服务员8小时轮班可以供应30份餐点，那么你可能需要5名服务员。
请记住，有些员工比其他员工效率更高。虽然你不想让这些员工过度劳累，但你可以在他们值班时安排较少的班次。最后，用你的直觉检查结果，并做出任何感觉合适的最终调整。
第四步：考虑员工需求
下一步是平衡优化排班的需求和员工的需求。这意味着你需要确保：
- 提前通知员工日程安排变更
- 将班次与合适的员工匹配
- 为每个员工分配合理数量的轮班
- 明确界定角色以避免混淆
- 为员工提供轻松换班的选项
- 允许员工自行管理休假请求
别忘了做好应急准备：做好旷工计划，并做好最后一刻换班的准备。最后，要么与人力资源部门密切合作，确保你没有违反任何劳动法，要么仔细阅读你所在地区的法律，确保你遵守规定。
步骤5：选择您的轮班安排方法
现在是时候创建你的日程安排了。创建日程安排时，有三种方法可供选择：纸笔、谷歌或 Excel 电子表格，以及员工排班软件。为了选择适合你业务的方法，请分析每种方法的优缺点：
- 笔和纸：使用笔和纸在布告栏上创建时间表是最经济的，但也是最耗时且容易出错的。
- Google Sheets 或 Excel：虽然比笔和纸更先进，但电子表格仍然需要投入时间来创建时间表，并且您无法像使用软件那样自动执行调度过程。
- 员工排班软件：这款解决方案可以节省您创建和管理排班的时间，从长远来看，还能节省资金。此外，它还能更轻松地进行更改并与团队共享。
步骤 6：注意影响时间表的事件和因素
制定好详细的日程安排后，在最终确定之前，请花些时间考虑所有因素。以下是一些需要仔细检查的事项：
- 团队可用性：检查员工何时可以上班，并确保无需进行任何更改。你最不想发生的事情就是安排员工在课堂或陪伴孩子时上班，然后让团队承担你的错误带来的负担。
- 当地合规法律：每个州和国家都有不同的当地劳动法。请确保您的工作安排合法合理，不违反当地法律，否则可能会面临巨额罚款。
- 销售预测：利用您的预测分析，以便在需要时拥有适当数量的员工。
- 劳动力预算：根据劳动力预算检查您的计划工时，以确保您的工作量不会过高，从而影响利润率
你还需要充分了解你和你的餐厅周围发生的情况。查看天气预报并做出相应调整，这样就不会因为暴雨导致服务员闲置，造成食物浪费。
如果您在体育场或当地景点附近，请查阅球队日程表或查看您所在地区是否有任何需要您派遣人员参加的活动。
最后，你可能需要也可能不需要高层管理人员的批准。如果需要，现在是时候去检查一下了。
步骤 7：将时间表分发给员工
对最终的日程安排满意后，请将其发送给员工，以便他们了解工作时间、工作要求，并保持责任感。如果您使用 Excel，可以通过电子邮件或云端访问权限分发。
如果您使用公告板或白板，请在新排班表准备就绪时通知员工，并确保员工知道必须定期查看，以了解任何变更。您甚至可以考虑定期召开会议，讨论排班表变更事宜。
如果您使用排班软件，请在平台上发布排班表，员工将立即在移动设备上收到新排班表以及任何未来变更的通知。这种发布方式意味着减少面对面会议和管理人员的投入。
步骤8：建立团队沟通策略
尽管你做了所有周密的准备和考虑，但在排班表最终确定后，总会有至少一项需要更改。确保它不会引发更多问题的最佳方法是制定一个针对换班和变更的团队沟通策略。
您的团队是否有权自行进行某些轮班调换，还是需要经理批准？无论您的餐厅采用哪种方式，只需确保制定并传达这些政策，以避免造成混乱和麻烦。
如果您还没有，请为您的团队设置一个专门的沟通渠道，用于讨论工作，并且只讨论工作。您可以使用 Slack 或 Microsoft Teams 等服务，也可以使用 微信 或 iMessage 等群组。
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步骤 9：定期评估你的日程安排和流程
制定完日程安排后，你的工作并不会停止。你的团队会不断发展，团队成员的需求也会发生变化。去年一直存在的问题明年可能就不再是问题，但新的挑战可能会出现并取代它。
因此，安排时间（也许是每季度）来分析您的日程安排和调度流程，以发现问题并找到改进的解决方案。
记住，没有任何日程安排（或排班系统）是完美的。你的员工生活中难免会遇到各种情况，原本稳妥的计划最终会变成需要进行重大调整的局面。但有了正确的工具、方法和数据，你就能大大减少挫败感、失误和返工。
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