【考勤易分享】法律规定员工考勤和工资记录需要保存多久才合规？

企业每个月给员工做完考勤统计，然后发完工资让员工签字OK后，就可以销毁考勤和工资记录了吗？或者如果公司没有考勤系统的，只有考勤文件和工资发放文件的，是不是可以直接删除掉呢？很多HR对这个问题弄得模棱两可的，现在我们来详细说说这个问题。

很多HR习惯认为人事资料“留个一年两年就差不多了”，但其实工资和考勤记录的保存年限是有明确法律要求的。如果保存时间不够，或者到期后随意销毁，一旦发生争议，公司很可能因为拿不出资料而在举证上处于被动。

最基本的要求，来自《工资支付暂行规定》第6条，明确指出：用人单位必须书面记录工资支付的数额、时间、领取者姓名及签字，并保存2年以上。考勤记录虽然未单独立法规定保存期限，但因其与工资支付直接挂钩，因此也需要与工资记录同步保存至少2年，这一点在《江苏省工资支付条例》第17条等地方性法规中已被明确确认。也就是说，在发生加班费、工资差额等争议时，员工主张的是近两年的事项，企业就必须提交这两年内的记录，否则很可能被法院认定“举证不利”，推定员工主张成立。

如果超过2年怎么办？这时举证责任将倒向劳动者，企业不再承担举证义务。但这并不意味着记录就可以随意销毁，因为不同地区对“举证时点”的判断略有差异，比如《四川省高级人民法院民事审判第一庭关于印发<关于审理劳动争议案件若干疑难问题的解答>的通知》第36条明确指出，“劳动者主张权利之日起二年之前的加班时间应由劳动者承担举证责任”，而《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第42条也强调了：“劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据，用人单位不提供的，由用人单位承担不利后果。”

此外，还有一些特殊规定需要特别留意。比如对于农民工，《保障农民工工资支付条例》第15条要求工资台账至少保存3年，多个城市如深圳、青岛等也明确适用这一标准。例如，深圳在《深圳市员工工资支付条例（2022修正）》中规定工资支付表至少应当保存期为3年，同时允许企业以电子形式保存，但要求可追溯、可还原。

除了工资和考勤，其他人事资料也有明确的最低保存时限。像《劳动合同法》第50条规定，劳动合同文本在解除或终止后至少保存2年。《重庆市劳动保障监察条例》也要求用工档案（含职工名册、录用档案等）在职期间全程保存，离职后也不得少于2年。

因此，从合规角度看，工资和考勤记录至少应保存2年，农民工记录应保存3年。但这只是最低标准。考虑到员工可能在争议中主张递增工资、加班费、工龄待遇甚至申请工伤或职业病赔偿，企业可结合岗位敏感性和争议风险，适当延长保留年限。建议对管理层、高风险岗位等群体的记录延长至3-5年，并通过电子化管理手段实现长期备份、追溯可查，防止因纸质材料缺失导致无法举证。

来源：网络

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