【考勤易分享】加班考勤管理不规范导致的法律风险分析

一、风险提示

企业若加班考勤管理不规范，如无明确审批流程、漏记加班时长、口头安排无依据或记录未经员工确认，易引发加班费争议。一旦员工主张未足额支付，企业因举证不能需补发加班费甚至赔偿金，劳动行政部门核查后可能责令整改或处罚。还会影响员工信任，增加用工管理成本。

二、法律依据

《劳动法》第四十四条明确，用人单位安排劳动者延长工作时间的，需按不同情形支付加班费，即工作日加班支付1.5倍工资，休息日加班不能补休的支付2倍工资，法定节假日加班支付3倍工资，而加班费的核算需以准确的加班考勤记录为基础。

《工资支付暂行规定》第十三条要求，用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者姓名及签字，并保存两年以上备查，加班时长及加班费支付情况需纳入记录，这是企业留存加班考勤证据的法定义务。 

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（一）》第四十二条指出，劳动者主张加班费的，应当就加班事实的存在承担举证责任。但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据，用人单位不提供的，由用人单位承担不利后果。

三、典型案例

案例一：无加班审批不认加班，企业败诉需补发加班费 

某互联网公司因项目紧急，口头安排程序员李某连续3个月每周六加班。项目结束后，李某离职时主张3个月的休息日加班费，公司以“无审批记录即不算加班”为由拒绝。李某提交了项目进度文档、与主管的加班沟通记录、同事证言等证据，申请劳动仲裁。 

仲裁委审理认为，公司虽未走审批流程，但李某确有实际加班事实，且公司无法提供相反证据证明“未安排加班”，最终裁决公司向李某补发加班费。

案例二：加班记录未经确认，员工不认账企业被判赔偿 

某制造业公司规定，加班时长由部门主管手工记录，每月汇总后直接用于核算工资。员工王某发现工资中每次核算的加班时长比实际少，向公司提出异议，公司拒绝调整。

王某申请劳动仲裁，提交了自己记录的加班日志、设备运行记录等证据。仲裁审理认为，王某提交的证据能相互印证实际加班时长，公司又无法提供其他证据反驳。最终裁决公司向王某支付少付的加班费。

四、防控措施

1、明确加班审批与记录流程 

在规章制度中清晰规定加班流程，员工需提前提交书面或系统加班申请，说明加班事由、时长、工作内容，经审批通过后，方可视为有效加班。

加班结束后，由考勤系统自动记录实际加班时长，或由员工与主管共同核对后确认，避免仅靠口头安排或单方记录。

2、规范加班记录的管理与确认 

采用电子考勤系统记录加班的，系统需具备“申请-审批-记录-确认”全流程功能，加班时长生成后，每月由员工核对确认。若采用书面记录的，需由员工与主管共同签字确认，避免单方记录。

3、定期核对加班记录与工资支付 

每月发放工资前，人力资源部门需将加班记录与加班费核算结果进行核对，确认加班时长准确、加班费计算符合法律规定。

工资发放后，向员工提供工资条，明确列明加班时长、加班费金额，便于员工核查。若发现记录错误或核算偏差，及时更正并补付，避免争议积累。

来源：鞠天麟律师

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