洞察观点

【考勤管理干货】不用考勤系统软件管理员工有哪些后果?

苏州昆山一企业没有考勤系统导致出现20多名「空气员工」冒领百万工资!很多企业至今还没有完善的考勤系统,导致吃空饷行为频频出现。那么企业该如何防止员工考勤代打卡呢?考勤易来和大家一起探讨探讨!
21世纪5G时代了,您还在用打孔考勤钟打卡然后人工汇总到纸上?或者汇总到EXCEL里处理考勤?还在买个考勤机,然后用U盘拷贝资料到电脑里,再用EXCEL处理考勤记录?还在让各个部门用纸质排班,汇总到人事部门再手工录入EXCEL里进行考勤处理?或者各个部门之间手写员工考勤结果交给人事部门汇总?
这样的人事管理和考勤处理无疑跟人事或部门主管高度关联,他们想要作假或者失误等都很难进行追踪,比如自己多算几个小时的加班,随便改写哪个员工的迟到早退,又不会查询和跟踪到,除非规模巨大时,公司将会损失大量的工时支出成本。
我们看看下面这个人事用EXCEL处理公司考勤和员工信息的,导致持续很长时间的18个空气员工领取公司工资的案件,公司损失惨重,让人唏嘘不已。
苏州一企业20多名员工“凭空消失” 真相出乎意料
自2月下旬开始,苏州部分厂企公司陆续复工复产。按照市委市政府的部署要求,全市公安机关迅速行动、前置介入,在员工涉疫风险防控、企业安全隐患排查、审批事项快速办理等方面给予精准的服务保障和指导支持,以扎实有效的举措精准护航企业有序复工复产,为全力夺取疫情防控和实现经济社会发展目标“双胜利”提供强有力的支撑和保障。
在公安机关及时介入后,一些原本潜伏在企业内部不断蚕食、侵吞公司资产的“寄生虫”,也在细致的核查中逐一显出了原形。
位于昆山淀山湖的一家企业在复工复产时,按照相关工作要求,及时落实人员信息核查等疫情防控措施。然而,在后续的人事资料核对过程中,意外情况却突然出现了。
凭空消失的员工不仅直接影响到复产复工期间企业正常的生产经营。更关键的是,经过初步核算,公司每月要为这些未计入花名册的“空气员工”支付8万元左右的薪资,而且这个状态可能已经持续了很长一段时间。
公安机关调查后发现,企业的人事资料主要由一名姓徐的员工负责,平时虽然为人老实,但日常开销却很大,与她的工资收入明显不符。
通过审查,徐某最终承认自己伪造花名册,并利用“空气员工”非法敛财的犯罪事实。根据她的交代,生产车间的班组长王某正是她的同伙。
王某到案后,仍试图抵赖,但警方随后在其宿舍内查获了10多张“空气员工”的工资卡。在确凿的证据面前,王某不得不如实供述了非法敛财的犯罪事实。
在2017年,两人抱着试试看的态度,虚构了1、2个员工,顺利拿到工资又没人发现后,他们的胆子越来越大,虚构的员工人数也越来越多。截止案发前,两人已虚构了20多名“空气员工”,累计冒领工资款100多万元。
案件及时侦破的同时,公安机关结合疫情防控期间企业资金紧张的实际困难,及时落实追赃挽损工作,先后为企业追回赃款100多万元,切实保障了疫情防控这一特殊时期企业的正常运转。
企业不使用考勤系统导致吃空饷的时候时有发生,这给企业和HR们敲响了警钟。在案件成功侦破的同时,警方也要提醒广大企业及时落实相应的防范举措,以免给犯罪分子可乘之机。
昆山公安局给企业的建议是:
1、科技投入
考勤易提醒正视企业的管理矛盾,增加必要的管理开支,建议采用人脸识别考勤管理系统等更精准的身份识别方式强化考勤管理,堵塞安全漏洞。
2、监督制约
落实企业人事、财务等重点岗位的管理制度,坚持条线管理、分类管理,达到相互监督、相互制约的效果,避免类似的情况出现。
3、内控管理
有条件的企业可建立标准成本差异分析制度,借助更专业的力量强化企业内控管理,提前发现并及时解决生产经营过程中暴露出的弊端。
以上案例来源:昆山公安微警务

看过上面的案例后,大家应该积极行动起来加快将公司的手工考勤改成专门的联网考勤系统,让人事、公司高层、部门主管、财务等部门都能随时查询和调取公司考勤记录的考勤管理软件,信息透明准确,管理方便,而不再让公司信息都只存储在人事的EXCEL文档里。

加强管理减少损失,赶紧拿起电话咨询考勤易公司的考勤管理系统吧:0512-62069950。

来源:考勤易考勤管理系统实施团队收集整理

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